Agent AI w firmie: przykłady krok po kroku

Agent AI w przykładach z małej firmy robi zawsze to samo. Czyta wiadomość od klienta, sam decyduje, co trzeba sprawdzić w magazynie, kalendarzu albo zamówieniach, i przygotowuje odpowiedź. Wysyła ją człowiek. Ty albo osoba odpowiedzialna za sprawę czytacie szkic i klikacie „OK”. W automatyzacji i AI agent to najwyższy i najdroższy stopień, a tańsze stopnie, jak zwykła automatyzacja, często wystarczą.

Listy „36 przykładów agentów AI” z czołówki wyszukiwarki opisują szpitale, uczelnie i wnioski urlopowe w korporacji. Część z nich to zwykłe automatyzacje pod nową nazwą. Poniżej masz pięć sytuacji z hurtowni, warsztatu, sklepu, firmy remontowej i gabinetu, każdą rozpisaną na kroki agenta. Przy każdej piszę, kiedy wystarczy tańsza automatyzacja. Na końcu jest przykład, w którym agent to przesada.

Agent AI w przykładach z czołówki bywa automatyzacją

Zadaj jedno pytanie: czy kroki da się spisać, zanim ktoś przeczyta wiadomość? Jeśli tak, to automatyzacja. Jeśli to, co trzeba sprawdzić, zależy od treści wiadomości, to robota dla agenta.

Tak dzieli to też Anthropic, firma, która tworzy model Claude. Automatyzacja idzie drogami rozrysowanymi z góry, nawet jeśli ma ich kilka i warunki, które wybierają jedną z nich. Agent AI sam wybiera następny krok, czyli co sprawdzić i czego użyć. OpenAI, firma, która stworzyła ChatGPT, podaje to jako pierwszą cechę agenta:

„It leverages an LLM to manage workflow execution and make decisions.”

Po polsku: agent używa modelu językowego, żeby prowadzić przebieg pracy i podejmować decyzje (A practical guide to building agents).

Proste chatboty według tego samego przewodnika agentami nie są, bo model nie steruje w nich kolejnymi krokami.

Gartner, firma badawcza, która doradza firmom przy zakupach technologii, nazywa przemalowywanie chatbotów i asystentów na agentów „agent washing”. Dłużej o różnicy piszę we wpisie co to jest agent AI.

We wszystkich przykładach obowiązuje ta sama zasada. Agent sam czyta i sprawdza, bo zajrzenie do magazynu czy kalendarza niczego w nich nie zmienia. Zanim coś wyjdzie do klienta, trafi do programu albo ruszy pieniądze, człowiek klika „OK”.

Hurtownia: pytanie o towar i termin dostawy

Załóżmy, że prowadzisz hurtownię odzieży. Przychodzi mail: „Czy macie te kurtki w rozmiarze M, 20 sztuk, i czy dojdą do piątku do Krakowa?”

1. Czyta. Agent wyciąga z maila produkt, rozmiar, liczbę sztuk, miasto i termin.
2. Sprawdza. Zagląda do programu magazynowego, czy jest 20 sztuk w M. Potem sprawdza termin kuriera do Krakowa i warunki tego klienta. Gdy w M jest tylko 12 sztuk, sam sięga dalej i sprawdza, kiedy producent dowiezie resztę.
3. Przygotowuje. Pisze szkic odpowiedzi: 12 sztuk w piątek, reszta w terminie od producenta.

Osoba od zamówień czyta szkic, porównuje go z tym, co wie o kliencie, i klika „OK” albo poprawia zdanie. Automatyzacja wystarczy, gdy klienci zamawiają przez formularz ze stałymi polami.

Warsztat: zgłoszenie usterki i wolny termin

Załóżmy, że masz warsztat samochodowy. Klient pisze: „Coś stuka przy hamowaniu, kiedy możecie spojrzeć? To ta sama Octavia co w marcu.”

1. Czyta. Agent rozpoznaje, że chodzi o hamulce i stałego klienta.
2. Sprawdza. Otwiera historię napraw tego auta i widzi, co robiliście w marcu. Sprawdza kalendarz stanowisk i to, czy klocki do tego modelu są na miejscu.
3. Przygotowuje. Proponuje dwa terminy i dopisuje dla Ciebie notatkę: „w marcu wymiana tarcz, sprawdzić na gwarancji”.

Klikasz „OK”, zanim odpowiedź pójdzie do klienta i zanim termin trafi do kalendarza. Automatyzacja wystarczy przy stałych usługach, takich jak wymiana opon, bo klient sam wybiera godzinę w rezerwacji online.

Sklep internetowy: reklamacja ze zdjęciem

Załóżmy, że sprzedajesz ceramikę w sklepie internetowym. Klientka pisze, że kubek przyszedł pęknięty, i dołącza zdjęcie.

1. Czyta. Agent rozpoznaje reklamację, numer zamówienia i opisuje, co widać na zdjęciu.
2. Sprawdza. Odnajduje zamówienie w sklepie i datę doręczenia u kuriera. Sprawdza, czy ten wzór jest jeszcze w magazynie.
3. Przygotowuje. Według zasad z Twojego regulaminu proponuje wymianę albo zwrot pieniędzy. Pisze szkic odpowiedzi i szkic zamówienia wymiany.

Zwrot pieniędzy, zamówienie wymiany i wysyłkę odpowiedzi zatwierdza człowiek, bo wysłanej paczki ani przelewu agent już nie cofnie. Automatyzacja wystarczy przy zwykłych zwrotach, gdy klient wypełnia formularz, a sklep sam tworzy etykietę.

Firma remontowa: faktura od dostawcy, która się nie zgadza

Załóżmy, że prowadzisz firmę remontową i co tydzień dostajesz faktury od hurtowni budowlanych. Jedna z nich ma o dwa worki kleju więcej niż zamówienie.

1. Czyta. Agent bierze fakturę z programu do faktur i rozpoznaje dostawcę oraz pozycje.
2. Sprawdza. Porównuje ją z zamówieniem i dokumentem dostawy. Pozycja z klejem się nie zgadza, więc szuka wyjaśnienia. Przegląda maile z tym dostawcą i notatki ekipy z budowy, czy ktoś domawiał klej na miejscu.
3. Przygotowuje. Faktury, które się zgadzają, zbiera na liście do zapłaty. Przy tej z różnicą pisze, co znalazł, i szkic maila do dostawcy.

Listę przelewów i mail do dostawcy zatwierdzasz Ty. Samo porównanie faktury z zamówieniem to automatyzacja, bo kroki są zawsze te same. Agent przydaje się dopiero przy szukaniu, skąd wzięła się różnica, bo za każdym razem trzeba zajrzeć gdzie indziej.

Gabinet: pacjent przekłada wizytę

Załóżmy, że prowadzisz gabinet fizjoterapii. Pacjent pisze: „Nie dam rady w czwartek, a może zwolniło się coś wcześniej?”

1. Czyta. Agent rozpoznaje prośbę o zmianę terminu i rodzaj wizyty.
2. Sprawdza. Otwiera kalendarz i listę osób, które czekają na wcześniejszy termin. Pilnuje, żeby wizyta zmieściła się w wolnym okienku.
3. Przygotowuje. Proponuje nowy termin. Czwartek od razu proponuje pierwszej osobie z listy i pisze szkice obu wiadomości.

Recepcja klika „OK”, zanim zmieni się kalendarz i zanim wyjdą wiadomości. Ustaw dostęp tak, żeby agent widział tylko kalendarz, bez dokumentacji pacjentów. Automatyzacja wystarczy do przypomnień SMS dzień przed wizytą, bo tam kroki są zawsze te same.

Gdzie agent AI to przesada

Nie każdy agent AI z listy przykładów ma sens w małej firmie. W wynikach wyszukiwania pod pytaniem, co agent AI może zrobić w firmie, pada przepisywanie zamówień z maili. Zwykle to przesada. Załóżmy, że trzech stałych klientów co tydzień przysyła zamówienie w tym samym arkuszu. Kroki spisujesz z góry: otwórz załącznik, przepisz wiersze, utwórz zamówienie.

Taką robotę zrobi połączenie dwóch programów albo automatyzacja. Działa za każdym razem tak samo i nie ma opłaty miesięcznej za model. Agent kosztowałby więcej, a raz na jakiś czas mógłby odczytać wiersz inaczej niż zwykle. OpenAI w przewodniku o agentach wymienia trzy sytuacje, w których agent ma sens. To decyzje z wieloma wyjątkami, reguły trudne do utrzymania i dużo tekstu bez stałego układu. Zaraz potem dodaje:

„Before committing to building an agent, validate that your use case can meet these criteria clearly. Otherwise, a deterministic solution may suffice.”

Po polsku: zanim zaczniesz budować agenta, sprawdź, czy Twoja sytuacja wyraźnie spełnia te warunki. Jeśli nie, może wystarczyć program, który za każdym razem działa tak samo (A practical guide to building agents).

Trzy stałe arkusze tych warunków nie spełniają. Agent wraca do gry, gdy zamówienia przychodzą w dziesięciu różnych formach.

Kiedy lepiej kupić gotowe i ile kosztuje agent

Najpierw sprawdź, co umieją Twoje programy. Czasem program do rezerwacji ma listę oczekujących i sam powiadamia pacjentów. Czasem sklep ma moduł zwrotów, a program do faktur sam pobiera faktury kosztowe. Wtedy kup gotowe albo włącz to, co masz, i nikomu nie płać.

Pięć przykładów z tego tekstu w skrócie. Środkowa kolumna mówi, co agent sprawdza, a ostatnia, przy czym wystarczy tańsza automatyzacja.

Firma	Sprawdza	Wystarczy
Hurtownia	magazyn, kurier, producent	formularz ze stałymi polami
Warsztat	historia auta, kalendarz, części	rezerwacja online
Sklep	zamówienie, doręczenie, magazyn	formularz zwrotu
Remonty	dostawa, maile, notatki ekipy	porównanie z zamówieniem
Gabinet	kalendarz, kto czeka na termin	SMS dzień przed wizytą

Dzwoń, gdy przy tej samej sprawie zaglądasz do dwóch albo trzech programów, a to, gdzie zajrzysz, zależy od treści wiadomości. Agent AI kosztuje u mnie od 18 000 zł netto, typowo 18–40 tys. zł. Do tego dochodzi od 1 000 zł miesięcznie za zużycie modelu i pilnowanie. Budowa trwa 4–8 tygodni. Połączenie dwóch programów kosztuje od 3 000 zł, a automatyzacja od 8 000 zł (cennik). Skąd bierze się opłata miesięczna, rozpisuję we wpisie ile kosztuje agent AI.

Każdy agent zaczyna od próby obok starego sposobu. W czasie próby przygotowuje szkice, ale nic nie wysyła i niczego nie zapisuje w programach. Ty pracujesz jak dotąd, a na koniec porównujemy jego szkice z tym, co zrobiliście sami.

Wróć do maila z pytaniem o kurtki w rozmiarze M. Dziś ktoś otwiera magazyn, stronę kuriera i warunki klienta, zanim odpisze. Z agentem ta sama osoba czyta gotowy szkic i klika „OK”. Zanim o tym zdecydujesz, przez tydzień odkładaj do osobnego folderu wiadomości, przy których sprawdzałeś coś w dwóch programach. Potem zobacz, czy kroki były za każdym razem te same.