Jak rozpoznać, co w firmie warto zmienić — test na jedną minutę

„No dobrze, ale co u mnie da się zmienić?” Na to pytanie odpowiadam trzema pytaniami. Ten tekst to ten sam test, tylko na piśmie, żebyś mógł go zrobić sam. Co dzieje się z czynnością, która test przejdzie, opisuję na stronie AI i automatyzacja.

Trzy warunki, które muszą wystąpić razem

Nie chodzi o to, żeby coś się powtarzało codziennie. Chodzi o to, żeby było wystarczająco bolące, a jednocześnie nie wymagało niczyjej wiedzy. Jeśli któryś warunek nie jest spełniony, zwykle nie warto tego ruszać.

1. Zabiera dużo czasu w skali miesiąca

   Nie „długo trwa raz”, ale „sumuje się”. Pół godziny dziennie to około dziesięciu godzin miesięcznie. To ponad cały dzień pracy, za który nikt Ci nie płaci.

2. Nikt tego nie lubi robić

   To najlepszy wskaźnik, jaki znam. Czynność, którą wszyscy odkładają na koniec dnia i przerzucają na siebie, jest zwykle dokładnie tą, którą powinien przejąć komputer.

3. Nie potrzeba do tego wiedzy ani decyzji

   Jeśli człowiek tylko przenosi informację z jednego miejsca w drugie, nie oceniając jej, to dobry kandydat. Jeśli w połowie musi pomyśleć „a temu klientowi zrobimy wyjątek”, to już nie.

Przykłady, które przechodzą test

Pięć przykładów, które zwykle spełniają wszystkie trzy warunki:

• Przepisywanie danych z faktury w mailu do programu magazynowego.
• Wpisywanie tego samego zamówienia do sklepu i do Excela.
• Sklejanie w poniedziałek raportu z trzech plików.
• Odpisywanie na pytanie o godziny otwarcia i dostępność.
• Pilnowanie w głowie, kto jeszcze nie zapłacił.

Cotygodniowy raport ze sprzedaży rozkładam na części we wpisie AI w małej firmie: gdzie da się oszczędzić czas. Odpowiedzi na powtarzające się pytania i przypomnienia o płatnościach są w tekście Jak AI może pracować w Twojej firmie.

Przykłady, które testu nie przechodzą

Uczciwie: tych rzeczy nie warto ruszać, choć na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie. Każdy przykład łamie inny z trzech warunków.

• Rozliczenie roczne, robione raz w roku

  Brakuje warunku pierwszego: nie zabiera dużo czasu w skali miesiąca. Koszt naprawy rzadko zwróci się w ciągu roku.

• Doradzanie klientowi przy wyborze w sklepie

  Brakuje warunku drugiego: zabiera czas, ale lubisz to robić i właśnie to sprzedaje. Komputer zrobi to gorzej.

• Wycena niestandardowego zlecenia

  Brakuje warunku trzeciego: wymaga decyzji i wyczucia. Da się przygotować podkład, ale liczbę wpisuje człowiek.

Jak policzyć, czy się opłaca

Bardzo prosto, na kartce. Ile godzin miesięcznie zabiera ta czynność? Pomnóż przez stawkę godzinową osoby, która ją wykonuje, łącznie z Twoją, jeśli robisz to sam. Wychodzi kwota, którą co miesiąc oddajesz za robotę, z której nic nie ma.

Po drugiej stronie jest jednorazowy koszt naprawy. Podziel go przez tę miesięczną kwotę. Wynik to liczba miesięcy, po których naprawa się zwraca. Jeśli wychodzi mniej niż dwanaście, warto. Połączenie dwóch programów kosztuje u mnie od 3 000 zł netto, szczegóły są w cenniku. Przykład: dziesięć godzin miesięcznie po 50 zł to 500 zł. Naprawa za 3 000 zł zwraca się wtedy po sześciu miesiącach.

Czasem naprawą jest gotowy program za kilkadziesiąt złotych netto miesięcznie na osobę. Jeśli robi to, czego potrzebujesz, kup gotowy. Tak bywa przy zleceniach w serwisie, co liczę we wpisie o tym, jaki wybrać program do zleceń serwisowych. I przy rezerwacjach w salonie, co pokazuję na cenach pięciu programów we wpisie alternatywa dla Booksy.