Jak rozpoznać, co w firmie warto zmienić — test na jedną minutę

Najczęstsze pytanie, jakie słyszę na pierwszej rozmowie, brzmi: „no dobrze, ale co konkretnie u mnie da się zmienić?”. Zwykle odpowiadam pytaniem — i po dwóch minutach właściciel firmy sam wskazuje właściwą rzecz. Ten tekst to ten sam test, tylko na piśmie, żebyś mógł go zrobić bez mojej obecności.

Trzy warunki, które muszą wystąpić razem

Nie chodzi o to, żeby coś się powtarzało codziennie. Chodzi o to, żeby było wystarczająco bolące — a jednocześnie żeby nie wymagało niczyjej wiedzy. Jeśli któryś warunek nie jest spełniony, zwykle nie warto tego ruszać.

1. Zabiera dużo czasu w skali miesiąca

   Nie „długo trwa raz”, ale „sumuje się”. Pół godziny dziennie to około dziesięciu godzin miesięcznie — czyli ponad cały dzień pracy, którego nikt nie zaplanował i za który nikt Ci nie płaci.

2. Nikt tego nie lubi robić

   To najlepszy wskaźnik, jaki znam. Czynność, którą wszyscy odkładają na koniec dnia i przerzucają na siebie, jest zwykle dokładnie tą, którą powinien przejąć komputer.

3. Nie potrzeba do tego wiedzy ani decyzji

   Jeśli człowiek tylko przenosi informację z jednego miejsca w drugie, nie oceniając jej — to dobry kandydat. Jeśli w połowie musi pomyśleć „a temu klientowi zrobimy wyjątek”, to już nie.

Przykłady, które przechodzą test

Nie są wymyślone — to rzeczy, o których małe firmy mówią najczęściej:

• Przepisywanie danych z faktury w mailu do programu magazynowego.
• Wpisywanie tego samego zamówienia do sklepu i do Excela.
• Sklejanie w poniedziałek raportu z trzech plików.
• Odpisywanie na pytanie o godziny otwarcia i dostępność.
• Pilnowanie w głowie, kto jeszcze nie zapłacił.

Przykłady, które testu nie przechodzą

Uczciwie: tych rzeczy nie warto ruszać, choć na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie.

• Rozliczenie roczne, robione raz w roku

  Warunek pierwszy niespełniony. Koszt naprawy nigdy się nie zwróci.

• Rozmowa z klientem, który się waha

  Warunek trzeci niespełniony. To wymaga decyzji i wyczucia — i tu człowiek zarabia najwięcej.

• Wycena niestandardowego zlecenia

  Zbyt wiele wyjątków. Da się przygotować podkład, ale liczbę wpisuje człowiek.

Jak policzyć, czy się opłaca

Bardzo prosto, na kartce. Ile godzin miesięcznie zabiera ta czynność? Pomnóż przez stawkę godzinową osoby, która ją wykonuje — łącznie z Twoją, jeśli robisz to sam. Wychodzi kwota, którą co miesiąc oddajesz za robotę, która nic nie wnosi.

Po drugiej stronie jest jednorazowy koszt naprawy. Jeśli dzieli się on przez tę miesięczną kwotę na mniej niż rok — warto. Przy przepisywaniu danych zwykle wychodzi kilka miesięcy.