Ile kosztuje stworzenie aplikacji dla firmy i ile to trwa

„Ile to będzie kosztować i ile potrwa?”. Tym pytaniem zaczyna się prawie każda rozmowa o programie dla firmy. Uczciwa odpowiedź ma dwie części. Widełki podaję od razu, bo je znam. Dokładną kwotę dopiero wtedy, gdy wiem, co program ma robić. Poniżej jedno i drugie, plus pięć rzeczy, które najmocniej przesuwają rachunek. Całą usługę opisuję na stronie zamówienia i rezerwacje.

Widełki, od których zaczynam

Co	Ile
Najmniejsze wdrożenie	18 000 zł netto
Typowy przypadek	25 000 do 50 000 zł netto
Czas od spisania zakresu	4 do 8 tygodni
Płatność	zaliczka jedna trzecia, reszta po odbiorze etapów

Kwoty są netto, doliczam do nich 23% VAT. Rozmowa i wycena nic nie kosztują. Pełne zestawienie dla wszystkich usług jest w cenniku.

Dlaczego nie podam ceny przez telefon

Bo każda liczba podana przed spisaniem zakresu jest zgadywaniem, a nie wyceną. Ta sama rzecz, na przykład rezerwacje online, u jednej firmy zamyka się w trzy tygodnie. U drugiej trwa dwa razy dłużej, bo trzeba przenieść osiem lat zamówień ze starego programu. Dopóki o tym nie porozmawiamy, nie wiem, który to przypadek. Nie chcę rzucić kwotą, której potem nie dotrzymam.

Dlatego pierwsza rozmowa kończy się spisanym zakresem i kwotą na piśmie. Tej kwoty się potem trzymam. Zmienia się tylko wtedy, gdy sam poprosisz o coś poza ustaleniami, i wtedy najpierw dostajesz nową liczbę do zatwierdzenia.

Pięć rzeczy, które przesuwają rachunek

Poniższa lista nie pochodzi z badań, tylko z moich wdrożeń. Za każdym razem różnicę robi to samo.

1. Ile jest ścieżek i kto nimi chodzi

   Jedna ścieżka klienta to jeden komplet ekranów. Trzy rodzaje użytkowników, na przykład klient, pracownik i właściciel, to trzy komplety uprawnień i trzy razy więcej sytuacji do sprawdzenia. Tu rachunek rośnie najszybciej.

2. Czy w grze są pieniądze

   Płatność rzadko bywa jednym elementem. Dochodzi zwrot, nieudana transakcja, faktura i zgodność z tym, co widzi księgowa. Każda z tych sytuacji musi mieć swój przebieg, bo dotyczy cudzych pieniędzy.

3. Czy trzeba przenieść dane ze starego programu

   Jedyna pozycja, której nie da się z góry ograniczyć. Jej rozmiar zależy od jakości starych danych, nie od mojego tempa. Osiem lat zamówień w Excelu, z datami w trzech formatach i nazwiskami w dwóch, potrafi zająć więcej niż sam program.

4. Czy program musi gadać z czymś, czego nie kontrolujesz

   Podłączenie do cudzego systemu to zwykle kilka dni: poznanie go, podpięcie, wyjątki i pilnowanie, czy nadal działa. Jego ograniczenia i terminy stają się Twoimi. Dlatego w pierwszej wersji robię jedno takie połączenie, nie trzy.

5. Co się dzieje, gdy program stanie na godzinę

   Jeśli firma pracuje dalej, wystarczy kopia zapasowa i powiadomienie do mnie. Jeśli w tym czasie nikt nie sprzeda ani nie przyjmie zamówienia, potrzebne są rozwiązania droższe. Osobno liczy się to, co narzucają przepisy, na przykład ochrona danych albo wymagania dostępności, które od czerwca 2025 obejmują sklepy i usługi dla konsumentów.

Kiedy mówię, że nie warto

Nie każda rozmowa o programie kończy się u mnie programem. Trzy sytuacje, w których mówię to od razu, zanim wydasz pieniądze.

• Gotowy program zrobi to za sto złotych miesięcznie

  Jeśli potrzebujesz zwykłego kalendarza rezerwacji bez wyjątków, taniej kupić abonament. Własny program opłaca się wtedy, gdy gotowe nie pasują do tego, jak pracujesz, albo biorą prowizję od każdej rezerwacji.

• Wystarczy jedna automatyzacja

  Czasem problemem nie jest brak programu, tylko jedna czynność przepisywana ręcznie. To robota za kilka dni i kilka razy tańsza, opisana na stronie automatyzacja. Zaczynamy od niej, a program dokładamy tylko wtedy, gdy okaże się potrzebny.

• Sposób pracy jeszcze się zmienia

  Jeśli co miesiąc robicie to inaczej, program utrwali bałagan i za pół roku będzie do przerobienia. Najpierw ustalamy, jak ma wyglądać dzień w firmie, potem zapisujemy to w programie.

Co, jeśli w trakcie coś pójdzie nie tak

Zawsze coś idzie nie tak. Jakaś rzecz okazuje się trudniejsza, niż wyglądała na rozmowie. Pytanie brzmi, kto za to zapłaci.

U mnie odpowiedź jest ustalona wcześniej, bo zakres dzielę przy spisywaniu na dwie części. Pierwsza to rzeczy, bez których program nie ruszy, i tych nie tykam. Druga to pomysły dobre, ale takie, które spokojnie poczekają na drugi etap. Ta druga część jest moim zapasem na kłopoty.

Odwrotne ustawienie, czyli sztywna lista życzeń i pływający termin, kończy się poślizgiem albo dopłatą. Zwykle jednym i drugim. Widziałem to z obu stron i dlatego umawiam się inaczej.

Jeśli ktoś zaproponuje Ci MVP

Możesz usłyszeć ten skrót na rozmowie z firmą informatyczną. Rozwija się jako minimum viable product. W pierwotnym znaczeniu oznaczał najmniejszą rzecz, która pozwala sprawdzić, czy pomysł w ogóle kogoś obchodzi. Chodziło o naukę, a nie o tańszy program.

W sprzedaży to słowo zrobiło się wytrychem na coś okrojonego i niedokończonego. Dlatego u siebie go nie używam.

U Ciebie ta różnica jest praktyczna. Startup dopiero sprawdza, czy ktokolwiek tego chce. Ty już wiesz, że chcą, bo telefon dzwoni codziennie. Nie potrzebujesz eksperymentu na własnych klientach. Potrzebujesz najmniejszej wersji, która działa od początku do końca i której nie wstyd pokazać. Mała i skończona zamiast dużej i niedokończonej.

Co musi być w pierwszej wersji

Niezależnie od branży sześć rzeczy zostaje zawsze.

Element	Co konkretnie	Dlaczego zostaje
Konta	Logowanie, reset hasła, sesja	Bez tego nie wiadomo, kto co zamówił
Główna ścieżka	Od wejścia do zapłaty, bez dziur	Ścieżka z dziurą nie nadaje się do uruchomienia
Uruchomienie	Własny adres, szyfrowanie, kopia zapasowa	Bez tego nikt z tego nie skorzysta
Pomiar	Liczenie najważniejszych działań	Bez danych nie wiadomo, czy pomogło
Obsługa błędów	Czytelny komunikat zamiast pustego ekranu	Pierwszy błąd bez wyjaśnienia kosztuje zaufanie
Zgodność z prawem	Polityka prywatności, regulamin, zgody	Wymóg, nie opcja

Co czeka na drugi etap

• Własny wygląd zamiast gotowych, sprawdzonych elementów.
• Panel administratora, dopóki nie ma powtarzalnej pracy administracyjnej.
• Druga i trzecia integracja z innymi programami.
• Aplikacja na telefon ze sklepu, skoro stronę da się przypiąć do ekranu.
• Druga wersja językowa.
• Przyspieszanie tego, o czym jeszcze nie wiadomo, że jest wolne.

Rzeczy z tej listy wracają wtedy, gdy poprosi o nie ktoś, kto już z programu korzysta. Zwykle wraca połowa, a reszta okazuje się niepotrzebna.

Jak wygląda takie sześć tygodni

Tydzień	Co się dzieje
1	Ustalenia, konta, baza danych
2 i 3	Główna ścieżka klienta
4	Płatności albo jedno połączenie z innym programem
5	Błędy, wyjątki, dopracowanie
6	Uruchomienie, pomiar, pokazanie zespołowi

Powyższe pokazuje metodę, nie harmonogram z oferty. Przy prostszej rezerwacji bywa krócej, przy przenoszeniu danych dłużej.