W skrócie
Własny ChatGPT na dokumentach firmy to dziś projekt w ChatGPT (5 plików za darmo, 25 w Plus za 20 USD, 40 w Business za 25 USD na osobę) albo notatnik w Gemini Notebook, dawniej NotebookLM (50 źródeł za darmo). Nowego custom GPT na koncie prywatnym już nie założysz. Gotowe narzędzie wystarczy, gdy odpowiedź stoi w pliku. Ustaleń z telefonu nie ma w żadnym pliku, więc ktoś musi je zapisywać.
Własny ChatGPT na dokumentach firmy to dziś projekt w ChatGPT albo notatnik w Gemini Notebook, dawniej NotebookLM. Wrzucasz pliki i pytasz. W ChatGPT płacisz od 0 do 25 USD miesięcznie na osobę, w Google od 0 do 97,99 zł. To wystarczy, gdy odpowiedź stoi w pliku. Gdy fakty zmieniają się co tydzień, ktoś musi je dopisywać. Tym zajmuje się pamięć firmy.
Załóżmy, że wrzucasz do projektu cennik hurtowni i regulamin dostaw, a pracownik pyta o minimum zamówienia. Odpowiedź przychodzi z pliku. W czwartek hurtownia obiecuje Ci przez telefon rabat przy dwudziestu workach. Tego zdania nie ma w żadnym pliku, więc projekt o nim nie wie. U mnie projekt z instrukcjami i szkoleniem zespołu to asystent AI od 2 500 zł. Często założysz go jednak sam.
Jak stworzyć własny ChatGPT na dokumentach firmy
Załóż projekt w ChatGPT, dodaj pliki i napisz kilka zdań instrukcji. Na tym polega cała konfiguracja. Każdy krok z nazwami przycisków jest w pomocy OpenAI. Notatnik w Gemini Notebook działa podobnie: dodajesz źródła i zadajesz pytania.
Projekt to folder w ChatGPT, w którym czaty, pliki i instrukcje leżą razem. Instrukcje piszesz zwykłymi słowami. Poproś w nich o krótkie odpowiedzi z nazwą pliku. Dopisz, że gdy czegoś w plikach nie ma, ma to przyznać. Do projektu, którego nie udostępniasz, dodasz też link do folderu na Dysku Google albo kanału w Slacku.
Projekt udostępnisz zespołowi. Osoba z dostępem do edycji dodaje i usuwa pliki, a osoba z dostępem do czatu tylko zadaje pytania. Cennik zmienia wtedy jedna osoba, a korzystają z niego wszyscy.
Cena zależy od dwóch rzeczy: ile plików zmieścisz i ile osób ma pytać.
Co to są projekty w ChatGPT i ile plików zmieszczą
Liczba plików w projekcie zależy od planu: 5 w darmowym, 25 w Plus i 40 w Business. Gemini Notebook mieści więcej, bo już bez opłat daje 50 źródeł w jednym notatniku. Ceny i limity sprawdziłem 30 września 2026 r. u producentów.
| Plan | Limit | Cena |
|---|---|---|
| ChatGPT Free | 5 plików | 0 zł |
| ChatGPT Plus | 25 plików | 20 USD/mc |
| ChatGPT Business | 40 plików | 25 USD/os./mc |
| Gemini Notebook | 50 źródeł | 0 zł |
| Google AI Plus | 100 źródeł | 23,99 zł/mc |
| Google AI Pro | 300 źródeł | 97,99 zł/mc |
Business kupisz dla co najmniej dwóch osób, a przy płatności rocznej miejsce kosztuje 20 USD zamiast 25 USD. Google podaje limity z dopiskiem, że mogą się zmienić, więc sprawdź je jeszcze raz przed zakupem. W planach Google AI rośnie też liczba pytań dziennie: 50 w darmowym, 200 w Plus i 500 w Pro.
Business ma jeszcze Company Knowledge. Szuka odpowiedzi w podłączonych programach, na przykład na Dysku Google, i pokazuje każdemu tylko to, do czego ma dostęp. Pytanie o pliki to wciąż rozmowa. Agent AI idzie dalej, bo sam wybiera kolejne kroki i sprawdza dane w Twoich programach.
Custom GPT czy projekty: nowego GPT już nie założysz
Wybierz projekt. Polskie poradniki z czołówki wyników, jak ten na Smartbuzz, wciąż uczą zakładania własnego GPT. Ta droga jest już zamknięta. OpenAI pisze to wprost w pomocy o tworzeniu GPT:
„New GPT creation and publishing are not available on personal ChatGPT accounts, including Free, Go, Plus, and Pro.”
Po polsku: na kontach prywatnych nie utworzysz ani nie opublikujesz nowego GPT. Dotyczy to planów Free, Go, Plus i Pro (OpenAI).
To nie koniec zmian. OpenAI zapowiada wygaszenie custom GPT i radzi przenieść je do wtyczek, które po angielsku nazywa „Plugins”. W planie Enterprise ma to nastąpić 11 grudnia 2026 r. Inne plany według OpenAI pójdą podobnym torem. Stary GPT działa do dnia wycofania. Nowego nie buduj. W Business tworzenie GPT jeszcze działa, ale budujesz wtedy na czymś, co producent sam zapowiedział do wyłączenia.
Czy NotebookLM to RAG i czym jest Gemini Notebook
W praktyce tak. RAG to sposób pracy AI, w którym model najpierw szuka fragmentu w Twoich plikach, a potem na nim odpowiada. Google nie używa tego skrótu, ale opisuje właśnie taki sposób:
„…Gemini Notebook retrieves the most relevant information based on your question first, then builds a response with this information.”
Po polsku: notatnik najpierw wyszukuje fragmenty pasujące do pytania, a potem na ich podstawie buduje odpowiedź (Google).
Przy odpowiedziach stoją przypisy do źródeł, więc przed wysłaniem odpowiedzi klientowi sprawdzisz, z którego pliku pochodzi zdanie. Klikaj je przy każdej kwocie.
Google ogłosił 16 lipca 2026 r., że NotebookLM nazywa się teraz Gemini Notebook i dostaje nowe logo. Stare linki i udostępnione notatniki przekierowują same. Nic nie przenosisz.
Każdy notatnik widzi tylko swoje źródła i nie zajrzy do sąsiedniego, więc cennik i regulamin wrzuć do jednego. Dokumenty, Arkusze i Prezentacje z Dysku Google odświeżają się same od 26 maja 2026 r. Wgrany PDF zostaje kopią z dnia wgrania. W projekcie ChatGPT jest odwrotnie, bo pomoc OpenAI pisze, że dodany tam Dysk Google się nie synchronizuje. Synchronizacja pomaga zresztą tylko wtedy, gdy ktoś naprawdę zmienił plik.
Czy ChatGPT przechowuje pliki z projektu
Tak. Pliki leżą w projekcie, dopóki ich nie usuniesz albo nie skasujesz całego projektu. Skasowanie projektu usuwa czaty, instrukcje i pliki trzymane tylko w nim, bez możliwości cofnięcia.
Ważniejsze pytanie brzmi, czy dostawca uczy model na Twoich plikach. Na kontach prywatnych OpenAI może użyć treści udostępnionego projektu, jeśli właściciel i każdy uczestnik mają włączone ulepszanie modelu. Na kontach firmowych domyślnie tego nie robi:
„OpenAI does not use ChatGPT Business, Enterprise, or Edu workspace data to train its models by default.”
Po polsku: OpenAI domyślnie nie uczy modeli na danych z kont Business, Enterprise i Edu (OpenAI).
Google pisze, że dane z Gemini Notebook nie uczą modelu, chyba że wyślesz opinię o odpowiedzi. Na kontach Workspace nie przejrzą ich ludzie z Google nawet po wysłaniu opinii. Czy wolno Ci wrzucić umowy z danymi klientów, to już pytanie o RODO. Porad prawnych tu nie daję.
Kup gotowe, chyba że fakty zmieniają się co tydzień
Jeśli odpowiedź stoi w pliku, który ktoś aktualizuje, wystarczy projekt albo notatnik. Jeśli padła przez telefon i nikt jej nie zapisał, żadne narzędzie jej nie znajdzie. Nie ma skąd.
Do regulaminu, procedur, instrukcji maszyn i oferty gotowe narzędzie wystarczy. Tak samo do cennika zmienianego raz na kwartał. Pliki leżą, ktoś je raz wrzucił, a pracownik zamiast Ciebie pyta projekt. Nie płać wtedy za wdrożenie. Projekt założysz sam.
Inaczej jest z ustaleniami, które żyją w rozmowach. Rabat obiecany przez telefon, termin dostawy przesunięty mailem i prośba klientki „zadzwońcie, jak przyjdzie karma” nie trafiają do żadnego pliku. Model przeczyta każdy dokument, ale nowego faktu sam nie dopisze.
Pamięć firmy zaczyna się od zapisywania, więc po każdej rozmowie mówisz przez 30 sekund do telefonu. Program wypisuje ustalenia, każde z cytatem z Twoich słów, a Ty klikasz „zapisz” albo poprawiasz. Rano dostajesz terminy na dziś, a przed telefonem kartę kontrahenta z historią. Ustawiam to na sprawach Twojej firmy i zostaję na czas poprawek.
Wdrożenie kosztuje od 5 000 zł, a opieka 500 zł miesięcznie. To usługa dla firm od dwóch do dziesięciu osób, w których ustalenia żyją w telefonie właściciela. Jeśli masz dział sprzedaży z dziesięcioma handlowcami, lepiej sprawdzi się CRM z taką funkcją. Usługa jest nowa. Pierwsze trzy wdrożenia robię więc taniej w zamian za zgodę na opis efektów. Opis nie poda nazwy firmy ani kwot.
Wróćmy do rabatu przy dwudziestu workach. Przez tydzień zapisuj na kartce każde pytanie, z którym pracownik przychodzi do Ciebie. Przy każdym zaznacz, gdzie jest odpowiedź: w pliku czy w rozmowie z klientem albo hurtownią. Jeśli prawie zawsze jest w pliku, załóż projekt jeszcze dziś. Jeśli co drugie pytanie dotyczy rozmów, Twój własny ChatGPT potrzebuje kogoś, kto zapisuje.
Częste pytania
Czy mogę taki projekt udostępnić klientom na mojej stronie?
Nie. Projekt w ChatGPT otworzy tylko ktoś zalogowany do ChatGPT, kogo zaprosisz albo komu dasz link. Chatbot na stronie dla klientów to osobna rzecz, z osobną ceną. Porównanie cen gotowych chatbotów jest we wpisie o tym, ile kosztuje agent AI.
Czy mogę wrzucić do projektu umowy z danymi klientów?
To pytanie o RODO i o umowę z dostawcą, a porad prawnych nie daję. Od strony technicznej pomaga konto firmowe, na przykład ChatGPT Business albo Workspace. Tam dostawca domyślnie nie uczy modelu na Twoich plikach. Na koncie prywatnym sprawdź to w ustawieniach, zanim cokolwiek wrzucisz.
Czy ChatGPT zapamięta w projekcie, o co pytał pracownik tydzień temu?
W projekcie udostępnionym zespołowi tak, ale tylko w jego obrębie. OpenAI ustawia takim projektom pamięć ograniczoną do projektu. Czaty z projektu widzą się nawzajem, a prywatne rozmowy członków zespołu zostają poza nim.
Czy Gemini Notebook jest po polsku?
Tak. Google podaje, że Gemini Notebook obsługuje ponad 80 języków, a Polska jest na liście krajów, w których działa w przeglądarce. Pliki po polsku możesz wrzucać bez tłumaczenia.